Jeder kennt sie – Präsentationen, die entweder überladen sind oder so eintönig gestaltet, dass man sich fragt: „Was soll ich hier eigentlich mitnehmen?“ Dabei geht es nicht nur um den Inhalt, sondern auch darum, wie dieser präsentiert wird. Denn egal, wie gut deine Daten oder Argumente sind – wenn die Folien chaotisch, unstrukturiert oder langweilig wirken, leidet die gesamte Wirkung.
Die Gestaltung deiner Präsentation entscheidet mit darüber, ob dein Publikum dranbleibt oder gedanklich aussteigt. Springende Überschriften, willkürliche Farben und ein wilder Mix aus Bildern und Stickers lenken ab. Aber auch ein eintöniges Design mit endlosen Textboxen ohne visuelle Hierarchie macht es schwer, die Kernaussagen zu erfassen.
Schließlich willst du mit deiner Präsentation etwas erreichen – informieren, überzeugen oder zum Handeln bewegen. Und dafür brauchst du Klarheit. Nicht nur inhaltlich, sondern auch visuell. Denn:
- Eine durchdachte, professionelle Gestaltung vermittelt Kompetenz und Glaubwürdigkeit.
- Klare, ansprechende Folien machen es deinem Publikum leichter, deine Botschaft zu verstehen.
Wie du das konkret umsetzt?
Diese Fragen solltest du dir direkt am Anfang stellen
Jedes Unternehmen hat einen PowerPoint-Master, der das eigene Corporate Design integriert. Damit sind die wichtigsten Design-Basics wie Schriften, Farben und Layouts für die gängigsten Anwendungsfälle schon einmal festgelegt. (Falls du oder dein Unternehmen keinen PowerPoint-Master hat, sollten wir nochmal sprechen…😊) Das erleichtert den Start, aber es gibt trotzdem ein paar grundlegende Fragen, die zu Beginn geklärt werden sollten:
- An wen richtet sich die Präsentation? Zu welchem Anlass? Handelt es sich um eine interne Präsentation oder einen externen Anlass, bei dem die Folien gegebenenfalls etwas werblicher wirken dürfen? Bei Kundenpräsentationen stellt sich am Anfang die Frage, ob die Folien im Corporate Design des Kunden gestaltet werden sollten. Wird die Präsentation live gehalten oder sollen die Folien versendet werden? Das hat Einfluss auf die Detailtiefe der Inhalte.
- Wie umfangreich ist die Präsentation? Benötigen Sie neben Agendafolien zusätzliche Orientierungselemente wie Navigationsleisten oder gleich gestaltete Fazit-Boxen?
Klar ist: Bei der Zusammenarbeit an Präsentationen sollte nicht nur der Inhalt, sondern auch die visuelle Gestaltung von Anfang an abgestimmt werden.
Die Wahl der Schriftgrößen
Die Wahl der Schriftgröße hängt immer vom Kontext ab. Bei großen Veranstaltungen sollte die Lesbarkeit bis in die hinteren Reihen gewährleistet sein. Bei Online-Präsentationen oder Folien, die versendet werden, können auch kleinere Schriftgrößen funktionieren. Es gibt keine allgemeingültige Regel wie „Verwenden Sie nie eine Schriftgröße kleiner als XXpt“, da die Schriftgröße immer im Verhältnis zur Foliengröße betrachtet werden muss. Wenn möglich, definiere für deine Präsentation feste Schriftgrößen, um zu viele Variationen zu vermeiden. Wichtig ist auch, dass der Kontrast zwischen Schrift und Hintergrund stets hoch genug ist – besonders bei Text auf Bildern.
Der gezielte Einsatz von Farben
Bleibe innerhalb der festgelegten Farben des PowerPoint-Masters. Dein Unternehmen hat sicher einen Styleguide, der vorgibt, welche Farben für welchen Zweck verwendet werden sollen. Solltest du Signalfarben benötigen, achte darauf, diese sparsam und in einem klar definierten Kontext einzusetzen – etwa für Statusanzeigen oder spezielle Highlights.
Der Folienaufbau: immer im Raster aber abwechslungsreich
Eine Präsentation, in der jede Folie anders aussieht, wirkt schnell chaotisch. Eine Präsentation, in der jede Folie gleich aussieht, langweilt dagegen. Der richtige Mix macht’s! Der Folienaufbau hängt sowohl von inhaltlichen als auch von gestalterischen Aspekten ab. Beispielsweise sollten Titelfolien und Kapitelüberschriften anders gestaltet sein als die inhaltlichen Folien. Besondere Folien, die deine Hauptargumente präsentieren, dürfen ruhig auch gestalterisch hervorgehoben werden. Detailfolien, die diese Aussagen stützen, sollten sachlicher und zurückhaltender gestaltet sein.
Ein paar wichtige Prinzipien, die immer beachtet werden sollten:
- Einheitliche Ausrichtung der Elemente an einem definierten Raster.
- Konsistente Verwendung von Aufzählungszeichen.
- Konsistente Verwendung von Schreibweisen und Abkürzungen (€ vs. EUR).
- Einheitliche Platzierung und Nutzung von Fußzeilen (z. B. Titel, Datum, Seitenzahl, Firmenlogo).
- Festgelegte Freiräume und eine maximale Textlänge, um Überfrachtung zu vermeiden.
Bilder bringen Leben in deine Folien
Viele Unternehmen setzen auf eigene Bilddatenbanken, die zum Markenanspruch passen. Wenn du selbst Bilder auswählst, achte darauf, dass der visuelle Stil einheitlich bleibt. Bestimmt gibt dein Unternehmen einen Leitfaden für den Fotostil und bietet eigene Piktogramme an. Nutze hochwertige Bilder und Grafiken, die den Inhalt sinnvoll ergänzen und nicht einfach nur dekorieren. Und achte unbedingt auf die Bildrechte und Lizenzen, falls du Bilder von Bildagenturen verwendest.
Der letzte Check
Nimm dir genug Zeit, um deine Folien zu überprüfen. Besonders wenn mehrere Personen daran gearbeitet haben, sollte am Ende nochmals geprüft werden, ob alle Folien gut zusammenpassen. Ein Test im Präsentationsmodus hilft, verschobene Elemente und springende Überschriften zu erkennen. Es empfiehlt sich außerdem, die Präsentation von jemandem prüfen zu lassen, der nicht daran mitgearbeitet hat. So lassen sich oft Fehler entdecken, die einem selbst nicht auffallen.
Denn eine professionelle Präsentation ist nicht nur eine Frage des Inhalts, sondern auch der Gestaltung. Mit konsistenten und durchdachten Designentscheidungen kannst du die Verständlichkeit und Wirkung deiner Präsentation enorm steigern und dein Publikum überzeugend ansprechen.