Präsentationen haben sich in den letzten Jahren deutlich weiterentwickelt. Immer seltener begegnen mir überladene Folien mit grauen Textboxen, die nicht zum Unternehmensbranding passen. Unternehmen erkennen zunehmend den Wert eines professionellen PowerPoint-Masters und den Unterschied, den gutes Foliendesign macht. Längst ist klar: PowerPoint trägt zum visuellen Erscheinungsbild eines Unternehmens bei und ist bei einem Marken-Relaunch kein „nice-to-have“, sondern essenziell.
Was zeichnet einen guten PowerPoint-Master aus?
Ein hochwertiger PowerPoint-Master erfüllt vier wesentliche Kriterien:
- Kompatibilität – Der Master muss an die Anforderungen der jeweiligen Einsatzzwecke und Inhalte angepasst sein.
- Markenkonformität – Das Corporate Design sollte konsequent integriert werden.
- Benutzerfreundlichkeit – Eine intuitive Nutzung erleichtert den Arbeitsalltag und steigert die Akzeptanz.
- Technische Qualität – Sauber definierte Einstellungen sorgen für eine konsistente und effiziente Anwendung.
Den PowerPoint-Master optimal an den Bedarf anpassen
Um den Master perfekt auf dein Unternehmen zuzuschneiden, solltest du dir vorab einige zentrale Fragen stellen:
- Wie werden Präsentationen genutzt? Live, remote, werden sie verschickt oder auch gedruckt?
- Hier schließt sich meistens die Formatfrage an: Reicht das Format 16:9 oder brauchst du zusätzliche Varianten? Welches Format hatte der bisherige Master? Ohnehin ist es sinnvoll, zu schauen, wie der aktuelle Master aufgebaut ist. Das macht die Übertragung bestehender Folien ggf. einfacher.
- In welchen Sprachen muss der Master verfügbar sein?
- Welche Arten von Präsentationen werden erstellt? Intern oder extern?
Je nach Anforderungen kann es sinnvoll sein, mehrere Master für verschiedene Zwecke oder Sprachen zu entwickeln.
Es lohnt sich, einige real genutzte Präsentationen zu analysieren. In vielen Unternehmen kommen dabei typische Formate zum Vorschein: interne Besprechungsunterlagen, Schulungsunterlagen, Angebote, Projektvorstellungen und -Statusberichte, Produktpräsentationen, Organigramme, Unternehmensdarstellungen… Das Layout-Angebot des Masters sollte sich an diesen Formaten orientieren – nicht theoretisch, sondern ganz konkret.
Immer wieder sehe ich in Kunden-Projekten bestehende PowerPoint-Master, die an der Praxis vorbeigehen – es fehlen Layouts für die häufigsten Einsätze, sodass die Nutzer improvisieren. Dadurch werden die Vorteile, die ein PowerPoint-Master bietet, gar nicht ausgeschöpft. Und leider sehen die Präsentationen meistens dementsprechend uneinheitlich aus.
Das Corporate Design in PowerPoint integrieren
Ein neuer Markenauftritt wird oft zuerst für Print und Online definiert, während Office-Anwendungen später folgen. Dabei gehört PowerPoint heute zu den wichtigsten Kontaktpunkten der Marke. Zentrale Gestaltungselemente und das Look-and-Feel des Brandings müssen auch hier konsequent umgesetzt werden:
- Schriftarten: Falls dein Unternehmen eigene Fonts nutzt, teste unbedingt, ob eine Einbettung der Schriften auf allen Geräten funktioniert. Überlege im Zweifelsfall, ob Systemschriften eine bessere Wahl sind. Auch bei den Schriftgrößen solltest du dir überlegen, welche Größen für welche Layouts sinnvoll sind.
- Farbschema: Primär- und Sekundärfarben solltest du sinnvoll zuweisen. Auch hier lohnt sich ein Vergleich mit dem aktuellen Master. Es können mehr Farben als die zehn Designfarben in PowerPoint integriert werden, sodass alle Unternehmensfarben abgebildet werden können.
- Designprinzipien: Individuelle Gestaltungsmerkmale wie Formen, Bilder und Textformatierungen sollten in den Master einfließen. Auch die Layoutprinzipien, die im Unternehmensbranding festgelegt sind, sollten auf die einzelnen Master-Layouts angewandt werden, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu sichern.
Grundsätzlich lässt sich fast jedes Design-Element aus dem Corporate Design in PowerPoint abbilden – die Frage ist nur: Wie viel Gestaltungsspielraum haben oder brauchen die Nutzer? Der Master sollte immer an deren Fähigkeiten angepasst sein.
Die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend
Office-Anwendungen nutzen die meisten Mitarbeiter im Unternehmen – für die meisten sind die Programme nur Mittel zum Zweck, Ihre Botschaften zu kommunizieren. Umso wichtiger ist eine einfache, intuitive Bedienbarkeit – auch für Kollegen ohne Design-Background.
- Zu viele Layouts können unübersichtlich wirken und die User überfordern – weniger ist oft mehr. Manche Folien, die nur einen ganz speziellen Anwendungszweck haben, kann man besser als Musterfolie zur Verfügung stellen. Musterfolien sind generell eine Arbeitserleichterung für viel Anwender.
- Auf Layouts, die umständliches Formatieren voraussetzen, um die gewünschte Optik zu erhalten, solltest du besser verzichten.
Manchmal muss man abwägen zwischen Markenkonformität und Nutzerfreundlichkeit.
Technische Qualität für konsistente Präsentationen
Ein gut gestalteter PowerPoint-Master sorgt für professionelle und einheitliche Folien. Achte auf folgende Aspekte:
- Exakte Ausrichtung und Formatierung von Platzhaltern und Elementen
- Durchdachte Voreinstellungen für Textebenen, Fußzeilen, Formen
- Sinnvolle Benennung der Layouts
Die frühe Einbindung relevanter Nutzergruppen in den Entwicklungsprozess erhöht die Akzeptanz und verbessert das Ergebnis.
Sinnvolle Erweiterungen für den PowerPoint-Master
Der Master liefert den Rahmen – aber erst mit ergänzenden Inhalten wird er zum echten Tool für den Alltag:
- Fertige Folienvorlagen: Beispiel-Folien (Musterfolien) mit vordefinierten Inhalten erleichtern die Arbeit. Dazu gehören Prozessdarstellungen, Zeitleisten, Pro-Contra-Folien oder Management-Zusammenfassungen.
- PowerPoint-Styleguide: Richtlinien zur Gestaltung sichern die Designqualität im Unternehmen. Auch mit ein paar Tipps und Tricks in PowerPoint unterstützt du die Kollegen beim Erstellen von Präsentationen.
Mit einem professionell erstellten PowerPoint-Master können Unternehmen markenkonforme Präsentationen sicherstellen. Kombiniert mit einigen Vorlagen und einem Styleguide erleichterst du den Arbeitsalltag der Mitarbeiter erheblich.